在Word中錄入或編排文檔的過程中，我們可能會(huì)遇到一些看似平常但影響效率的問題。例如，輸入過程中半角點(diǎn)號(hào)和全角句號(hào)相互干擾的問題；表格換頁后，標(biāo)題行無法自動(dòng)延續(xù)的問題等。學(xué)會(huì)下面的方法，能夠提高文檔錄入與表格編排的效率。

1. 一次正確設(shè)置 點(diǎn)號(hào)不再變句號(hào)

平時(shí)我們使用Word辦公軟件處理帶數(shù)據(jù)的文本，在用一些輸入法輸入中文內(nèi)容，中間夾雜有帶小數(shù)點(diǎn)的數(shù)字時(shí)，總會(huì)將小數(shù)點(diǎn)自動(dòng)輸入為中文的句號(hào)，這時(shí)往往需要先將輸入法切換為英文狀態(tài)，待輸入完畢后再切換到中文輸入模式。這樣，若輸入的混合型數(shù)據(jù)比較多，操作起來就多有不便，嚴(yán)重影響輸入效率。那么，如何在不切換輸入方式的情況下，快速輸入數(shù)字中的小數(shù)點(diǎn)呢？我們可嘗試如下的兩種方法。

第一種方法是利用Word工具中的“自動(dòng)更正”功能解決問題。點(diǎn)擊Word“文件”菜單，然后點(diǎn)擊“選項(xiàng)”命令（圖1）。

接著，在Word選項(xiàng)窗口中，點(diǎn)擊左側(cè)欄內(nèi)的“校對(duì)”項(xiàng)，然后在右側(cè)窗格的“自動(dòng)更正選項(xiàng)”分組下，單擊“自動(dòng)更正選項(xiàng)”按鈕（圖2）。

在隨后彈出的“自動(dòng)更正”窗口中，“替換”框中輸入兩個(gè)句號(hào)“。?！保疤鎿Q為”框中輸入一個(gè)英文半角小數(shù)點(diǎn)“.”，點(diǎn)擊“添加”按鈕并確定（圖3）。

這樣，以后輸入漢字過程中，如果再遇到要輸入小數(shù)點(diǎn)的情況，不用切換中英文狀態(tài)，直接輸入兩次句號(hào)，Word就會(huì)自動(dòng)將這兩個(gè)句號(hào)替換為小數(shù)點(diǎn)了。

小提示：上述方法還可以用來自動(dòng)更正不規(guī)范的序號(hào)輸入。例如，常見有人誤將“1. ”這個(gè)的序號(hào)輸入為“1、”的情況，只需在自動(dòng)更正設(shè)置中，將“1、”替換為“1. ”即可。再如，可以將年份輸入中不規(guī)范的“二00”表達(dá)自動(dòng)更正為規(guī)范的“二○○”，只需在“替換”框中輸入“二00”，在“替換為”框中輸入“二○○”即可。

避免小數(shù)輸入中小數(shù)點(diǎn)被句號(hào)取代的第二種方法是，充分利用好輸入法自帶的標(biāo)點(diǎn)符號(hào)智能切換設(shè)置。比如，在百度拼音輸入法中，就有這樣的設(shè)置。在百度輸入法“高級(jí)設(shè)置”的“常用”一欄中，只需選中“中文時(shí)使用英文標(biāo)點(diǎn)”，即可保證在漢字與小數(shù)混合輸入時(shí)，輸入的過程中不會(huì)出現(xiàn)全角句號(hào)代替小數(shù)點(diǎn)的情況（圖4）。其他輸入法如果也有類似的設(shè)置選項(xiàng)，也可以利用之。

2. 多頁連續(xù)表格 標(biāo)題自動(dòng)全追加

Word中插入的表格如果很長，如何才能實(shí)現(xiàn)在只輸入一行標(biāo)題的情況下，其他各頁都能跨頁打印相同的標(biāo)題？此外，若一頁表格的數(shù)據(jù)填滿后還需要另起一頁追加數(shù)據(jù)，如何才能實(shí)現(xiàn)下頁的標(biāo)題也自動(dòng)帶入呢？

首先，可以在Word中制作包含所需行列的表格，然后將所有的數(shù)據(jù)灌入表格中。假設(shè)第一行為標(biāo)題行，選中該行并右鍵單擊，在彈出菜單中選擇“表格屬性”（圖5）。

在隨后出現(xiàn)的表格屬性設(shè)置窗口中，點(diǎn)擊“行”選項(xiàng)卡，然后將“選項(xiàng)”分組下的“在各頁頂端以標(biāo)題行形式重復(fù)出現(xiàn)”復(fù)選框選中，點(diǎn)擊“確定”按鈕（圖6）。之后，我們會(huì)發(fā)現(xiàn)，在其他各頁表格的第一行，都會(huì)自動(dòng)出現(xiàn)與第一頁相同的標(biāo)題行，這樣就不需要我們?nèi)藶榈貫槊宽撜迟N一行標(biāo)題了。

如果一頁完成之后，需要在另一頁追加輸入表格內(nèi)容，只需在本頁最后一行、最后一列的單元格內(nèi)，按下回車鍵或Tab鍵，即可自動(dòng)跳轉(zhuǎn)到下一頁，并在第一行自動(dòng)生成同樣的標(biāo)題行，接著在第二行輸入內(nèi)容即可。

Word中的制表功能畢竟有限，為了快速達(dá)成樣式更加豐富的帶標(biāo)題連續(xù)表格，利用Excel表格移植的辦法，可輕松實(shí)現(xiàn)多樣表格格式的自動(dòng)標(biāo)題行延續(xù)。

首先，在Excel中制作好所需的長表，然后將所有內(nèi)容進(jìn)行復(fù)制。接下來，切換到Word版面中，以選擇性粘貼的方式，將Excel中的表格復(fù)制到Word中。選中表格的第一行（標(biāo)題行），然后同樣在表格屬性的行屬性對(duì)話框中，選中“在各頁頂端以標(biāo)題行形式重復(fù)出現(xiàn)”復(fù)選框并確認(rèn)即可（圖7）。

同樣，當(dāng)表格輸入到最后一行，需要另起一行輸入時(shí)，只需在本頁最后一個(gè)表格內(nèi)，按下Tab鍵，即可在下頁自動(dòng)生成一個(gè)帶有標(biāo)題的表格，且表格樣式也會(huì)自動(dòng)延續(xù)前面的樣式，這時(shí)在下面直接輸入內(nèi)容就可以了（圖8）。